МУНИЦИПАЛЬНАЯ БЮДЖЕТНАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ОРГАНИ ЗАЦИЯ
ДОПОЛНИТЕЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ
«ЦЕНТР ДЕТСКОГО ТВОРЧЕСТВА п. ЯГОДНОЕ»
686230, Магаданская область, п. Ягодное, ул. Школьная д. 9, а/я 90, тел. 8 (41343)2-20-49/ 2-37-54
E-mail: tvorchiestvo@mail.ru

УТВЕРЖДЕНО:

РАССМОТРЕНО:

№~.@~tiЮ~lПT п. Ягодное»

на Общем собрании работников

-~~~~::::=~~~

МБОО ДО «ЦДТ п. Ягодное»
Протокол № _j_ от '~" i,ЦO{t& 2022 г.

пова М.Д./

~~~:.._2022 г.

Положение
о порядке ведения личных дел сотрудников
МБОО ДО «цдт п. Ягодное»
1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников МБОО ДО «ЦДТ
п. Ягодное» (далее - Организации) разработано в соответствии с Федеральным законом №
273-ФЗ от 29.12.2012 «Об образовании в Российской Федерации» (в последней редакции),
Федеральным: законом от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных» с изменениями на 2
июля 2021 года, Указом Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о
персональных данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его
личного дела», Трудовым Кодексом Российской Федерации, Уставом организации,
осуществляющей образовательную деятельность.
1.2. Данное Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и иных
сотрудников Организации, определяет порядок формирования, учета и хранения, выдачи
личных дел во временное пользование, а также ответственность, права работников и
директора образовательной организации.
1.3. Настоящее Положение утверждается приказом директора и является обязательным
для всех категорий педагогических и других сотрудников Организации.
1.4. Ведение личных дел педагогов и сотрудников Организации возлагается на
секретаря.
1.5. Личное дело - основной документ персонального учета, содержащий наиболее
полные сведения о работнике образовательной организации и его трудовой деятельности. В
личное дело вносятся сведения, связанные с поступлением на работу и увольнением.
1.6. Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной
информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.
1.7. Личное дело ведется в течение всего периода работы работника.
1.8. Ведение нескольких личных дел одного работника образовательной организации
не допускается.
2. Порядок формирования личных дел сотрудников

2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников образовательной
организации производится непосредственно после приема в образовательную организацию
или перевода педагогов и сотрудников из другой образовательной организации.

1

2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и
сотрудников организации, осущ ествляющей образовательную деятельность, вкладыв аются
следую щие докум енты:

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

•
•
•
•

Для педагогических работников:
копия заявления о приеме на работу (оригинал в «Приказы директора по личному
составу»;
копия приказа о приеме на работу (оригинал в «Приказы директора по личному
составу»;
заявление о согласии на обработку персональных данных;
справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования,
выданного соответствующим органом правопорядка;
характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
копии документов о квалификации или наличии специальных знаний (при наличии);
копии аттестационных листов (при наличии);
копии документов о награждении (при наличии);
копия приказа о переводе на иную должность (оригинал в «Приказы директора по
личному составу») (при наличии);
трудовая книжка (хранится в сейфе в кабинете директора);
медицинская книжка (хранится в сейфе в кабинете директора).
Для иных работников:
копия заявления о приеме на работу (оригинал в «Приказы директора по личному
составу»;
копия приказа о приеме на работу (оригинал в «Приказы директора по личному
составу»;
заявление о согласии на обработку персональных данных;
справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования,
выданного соответствующим органом правопорядка;
характеристики, рекомендательные письма (при наличии);
копии документов о награждении (при наличии);
. копия приказа о переводе на иную должность (оригинал в «Приказы директора по
личному составу») (при наличии);
трудовая книжка (хранится в сейфе в кабинете директора);
медицинская книжка (хранится в сейфе в кабинете директора).
Работодатель оформляет:
трудовой договор в двух экземплярах;
приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
личную карточку № Т-2;
типовую должностную инструкцию (при ее отсутствии) в одном экземпляре,
работнику предоставляется ее копия.

Работодатель знакомит:
с нормативно-правовыми документами Организации (У ставом, Правилами трудового
распорядка и др. локальными актами);
• с типовой должностной инструкцией;
• проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по
противопожарной безопасности.

•

2.4. Первичное оформление личного дела предусматривает:
• присвоение личному делу номера согласно журналу учета личных дел (приложение
№ 1)
• проставление на обложке личного дела следующих реквизитов: полное наименование
образовательной организации; номер личного дела; фамилия имя отчество работника в
2

•

именительном падеже; даты - год начала и год окончания ведения дела; количество
листов; срок хранения;
помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в
хронологическом порядке:
- внутренняя опись документов дела (приложение № 2);

- копия заявления о приеме на работу;
- приказ о приеме на работу (копия);
- договор о полной материальной ответственности (если работник - ~атериа.тьно
ответственное лицо);
- характеристики и рекомендательные письма;
- согласие на обработку персональных данных.
2.5. Листы документов, помещенных в личное дело, подлежат нумерации.
2.6. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и
сотрудников образовательной организации и удобства в обращении с ним при формировании
документы помещаются в отдельную папку. При увольнении работника прошиваются
нитками и сдаются в архив.
2.7. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать
сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела, количестве листов, датах
включения документов в личное дело и изъятия из дела, а таюке кем изъят документ и по
какой причине.
2.8. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме.
Листы внутренней описи нумеруются отдельно.
2.9. При подготовке личных дел к передаче на хранение к внутренней описи
составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество
включенных в нее документов и количество листов дела.
3. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников организации, осуществляющей
образовательную деятельность

._

3.1. Личное дело педагогов и сотрудников образовательной организации ведется в
течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника в образовательной организации.
3.2. Дальнейшее ведение личного дела педагогов и сотрудников образовательной
организации предусматривает помещение в дело документов, образующихся в процессе
рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых отношений:
• копии приказов по личному составу, которые касаются педагогов и сотрудников
образовательной организации;
• отзывы должностных лиц о педагоге и сотруднике образовательной организации;
• копии документов о повышении квалификации;
• копии сертификатов, грамот;
• лист- заверитель дела (составляют при сдаче личного дела в архив);
• иные документы.
3.3. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в
образовательной организации ежегодно (не позднее I квартала года, следующего за отчетным)
производится проверка их наличия и состояния.
4. Порядок учёта и хранения личных дел педагогов и сотрудников организации,
осуществляющей образовательную деятельность
4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников организации,
осуществляющей образовательную деятельность, организуются с целью быстрого и
безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения
конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных .1е.1, от
несанкционированного доступа.
3

4.2. Личные дела сотрудников хранятся в кабинете директора (при возможности в
сейфе).
4.3. Трудовые и медицинские книжки хранятся отдельно в сейфе.
4.4. Доступ к личным делам педагогов и сотрудников образовательной оргаввзапвв
имеют только секретарь и директор образовательной организапии либо зам естнтелв
директора при исполнении обязанностей директора образовательной органн запи:и .
4.5. Систематизация личных дел педагогов и сотрулнвк ов образ овательной
организации производится в алфавитном порядке.
4.6. Личные дела педагогов и сотрудников образовательной организ апяв , имеющих
государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания , хранят ся постоянн о, а
остальных сотрудников - 75/50 лет с года увольнения работника (в соответств ии с Перечнем
типовых управленческих документов).

5. Порядок выдачи личных дел во врем_енное пользование
5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во временное
пользование производится с разрешения директора образовательной организации по
заявлению сотрудника организации, осуществляющей образовательную деятельность.
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников
образовательной организации производится в приемной директора. В конце рабочего дня
секретарь обязан убедиться в том, что все личные дела, вьщанные во временное пользование,
возвращены на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению
или розыску.
5.3. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения
директора образовательной организации. При временном изъятии документа на его место
(между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием даты и
причин изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и подписью лица, получившего его во
временное пользование.
6. Оформление личных дел перед сдачей в архив
6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится секретарем
образовательной организации. Эта процедура включает:
• подшивку (переплет) дела;
• уточнение нумерации листов дела;
• составление листа-заверителя (приложение № 3);
,
• составление (уточнение) внутренней описи;
• внесение уточнений в реквизиты лицевой обложки дела.
6.2. Лист-заверитель дела должен подписать его составитель, при этом делается
расшифровка должности и подписи, проставляется дата. В процессе использования архивных
документов в листе-заверителе делаются соответствующие отметки. Если дело подшито без
листа-заверителя, то его следует наклеить на внутреннюю сторону обложки дела.
6.3. С целью обеспечения сохранности личных дел рекомендуется:
• объединять индивидуальные личные дела уволенных сотрудников в одну обложку
(объединенное дело) с таким расчетом, чтобы объем дела (тома) не превышал 250
листов (путем сшивки материалов индивидуальных дел по годам уволънения);
• располагать материалы индивидуальных дел в пределах дела (тома) в алфавитном
порядке (пофамильно), отделяя материалы, относящиеся к разным внлввнлуальным
делам, чистым листом бумаги с указанием на нем фамилии, имени и отчества
соответствующего уволенного педагога и сотрудника образовательвой оргаввзазвя:
• снабжать каждое объединенное дело (том) внутренней описью с деречнсленвем
фамилий, имен и отчеств и указанием номеров страниц, в пределах которых
расположены соответствующие документы.
6.4. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех .1е-:- лосле
завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно секретарем,

..

специалистом по кадрам проверяется полнота и правильность подготовки личных дел к
передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняю тся секретарем, спепиалн стом по
кадрам. Передача и прием производятся по описи с простановкой отметок о налнчнв лнчных

дел.
6.5. Личные дела педагогов и сотрудников образовательной оргаввзазии законченные
делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января ~003 гола - .:о _-:f:7.

7. Ответственность
7.1. Педагоги и сотрудники образовательной организации обязаны своевременно
представлять секретарю сведения об изменении в персональных данных. включенных в
состав личного дела.
7 .2. Работодатель обеспечивает:
• сохранность личных дел педагогов и сотрудников образовательной организации;
• конфиденциальность сведений, содержащихся в личных делах педагогов и
сотрудников.
8. Права работодателя и работника
8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных делах
педагогов и сотрудников образовательной организации, педагоги и сотрудники
образовательной организации имеют право:
• получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих
данных;
• получить свободный доступ к своим персональным данным;
• получить копии документов, хранящиеся в личном деле и содержащие персональные
данные.
• требовать исключения или исправления неверных и неполных персональных данных.
8.2. Работодатель имеет право:
• обрабатывать персональные данные педагогов и сотрудников образовательной
организации, в том числе и на электронных носителях;
• запросить от педагогов и сотрудников образовательной организации всю необходимую
информацию для ведения личных дел и обработки персональных данных.
8. Заключительные положения
9.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников является
локальным нормативным актом, принимается на Общем собрании работников и утверждается
(либо вводится в действие) приказом директора организации, осуществляющей
образовательную деятельность.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение, оформляются в
письменной форме в соответствии действующим законодательством Российской Федерации.
9.3. Положение о порядке ведения личных дел работников образовательной
организации принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к Положению
принимаются в порядке, предусмотренном п.9.1. настоящего Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов и
разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.

5

Приложение № 1
к Положению о порядке ведения личных ,1е_1 сотрулников
МБОО ДО «ЦЦТ п. Яголное

Журнал учета личных дел
Хо
nl

п
1

Дата
оформле-

ния пичного
дела

Фамилия,

Табель-

имя,

НЫЙ

отчество

номер

невагога и
сотрудвика

Должность
(профес-

Структурное

сия,
спсцяаль-

подразлелени

ность)

педагога н
сотрупнина

ДаТ3 в

Дзта в

но гер

номер
пр
(pa,nop~

прнкзза
(распоряжения) о
приеме

прехраше-

гьt'

~
яве

женяя) о

пелагога 11

нив

сотрудника

(расторже-

на работу

1-ШИ)

1

трудового
договора с
педагогом и
согрудвиком

(увольне-

1

2

3

Н!Ш}

4

5

6

7

8

1

9

1

1

1
1

.

1
1

1

1

,1

'-

r

1

1

6

Приложение № 2
к Положению о порядке ведения личных дел сотрудников
МБОО ДО «ЦДТ п. Ягодное»

внэттвнняя ОП.ИСЬ
документов дола No
Дата
документа

Индекс
документа

N~
п/п

_

Название
документа

Номер
листов
дела

Примечания

Итого: ----,------ документоn
{11111~p~t-!lf П 11р1>1111.;ьюJ

Количество листов внутренней описи

_
(1.t11фp::iмJ1 и 11vmiueью1

Ответственный за

кадровый учет:

<.<

»

..202_ года

7

лист-з. вгтип;
дела э -_
В деле прошито и пронумеровано

,:::~~=~

с N!:!
110 No
;. в tOl\·t числе:
литерные номера
листов
пропущенные номера
листов
... листов внутренней описи --------~лие1·ов
Номера листов

Особенности физического состояния и
о ми эовация дела

Ответственный за
кадровый учет
«

>>

(поаоись)

(расuшфрuнк:а подписи)

.202__года

8

Пронумеровано, прошито и скреплено

печатью 8 (восемь) листов.
Директор М};},OO..,ДО «ЦДТ п. Ягодное»

\